Regulamin Organizacyjny Kujawsko-Pomorskiego Ośrodka Adopcyjnego w Toruniu
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. 1. Kujawsko-Pomorski Ośrodek Adopcyjny w Toruniu, zwany w dalej Ośrodkiem, jest jednostką budżetową Województwa Kujawsko-Pomorskiego.
2. Obszarem działania Ośrodka jest Województwo Kujawsko-Pomorskie.
3. Siedzibą Ośrodka jest miasto Toruń.
§ 2. 1. Niniejszy Regulamin Organizacyjny określa organizację działania, zasadniczy podział zadań oraz strukturę organizacyjną Ośrodka.
2. W skład Ośrodka wchodzą Oddziały i stanowiska pracy w Bydgoszczy, w Jaksicach i we Włocławku, zwane dalej Oddziałami, dla których podział zadań określono w Rozdziale 3 niniejszego Regulaminu.
3. Oddziały obejmują swym zasięgiem działania odpowiednio powiaty:
Oddział w Bydgoszczy:
a) Bydgoszcz – miasto na prawach powiatu,
b) bydgoski,
c) nakielski,
d) sępoleński,
e) świecki,
f) tucholski,
g) żniński;
Oddział w Jaksicach:
a) inowrocławski,
b) mogileński,
c) radziejowski;
Oddział we Włocławku:
a) aleksandrowski,
b) lipnowski,
c) rypiński,
d) Włocławek – miasto na prawach powiatu,
e) włocławski;
Ośrodek w Toruniu obejmuje także swym zasięgiem działania odpowiednio powiaty:
a) brodnicki,
b) chełmiński,
c) golubsko-dobrzyński,
d) Grudziądz – miasto na prawach powiatu,
e) grudziądzki,
f) Toruń – miasto na prawach powiatu,
g) toruński,
h) wąbrzeski.
§ 3. 1. Ośrodek działa na podstawie:
ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590 z późn. zm.);
ustawy z dnia 9 czerwca 2011 roku o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 149, poz. 887 z późn. zm.);
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
Statutu Kujawsko-Pomorskiego Ośrodka Adopcyjnego w Toruniu, nadanego uchwałą Nr XVI/303/l 1 Sejmiku Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 19 grudnia 2011 r.;
niniejszego Regulaminu.
2. Zasady gospodarki finansowej Ośrodka oraz zasady wynagradzania pracowników określają odrębne przepisy.
§ 4. 1. Do zadań Ośrodka należy w szczególności:
1) określanie i koordynowanie regionalnej polityki w zakresie wspierania rodzicielstwa zastępczego i adopcyjnego;
2) gromadzenie informacji o dzieciach, które mogą być przysposobione;
3) sporządzanie dla dziecka, które może być zakwalifikowane do przysposobienia informacji o jego sytuacji prawnej, rodzinnej i zdrowotnej, zwanej „kartą dziecka”;
4) kwalifikacja dzieci zgłoszonych do przysposobienia oraz sporządzanie dla dziecka zakwalifikowanego do przysposobienia diagnozy psychologicznej i pedagogicznej oraz gromadzenie aktualnych informacji o stanie zdrowia dziecka;
5) udzielanie pomocy w przygotowaniu wniosków o przysposobienie i zgromadzeniu niezbędnych dokumentów;
6) przeprowadzanie badań pedagogicznych i psychologicznych kandydatów do przysposobienia dziecka;
7) prowadzenie działalności diagnostyczno-konsultacyjnej dla kandydatów do przysposobienia dziecka;
8) wspieranie psychologiczno-pedagogiczne kandydatów do przysposobienia dziecka oraz osób, które przysposobiły dziecko, jak również udzielanie im pomocy prawnej w zakresie prawa rodzinnego;
9) organizowanie szkoleń dla kandydatów do przysposobienia dziecka;
10) wydawanie świadectw ukończenia szkolenia dla kandydatów do przysposobienia dziecka, opinii o ich kwalifikacjach osobistych oraz sporządzanie opinii kwalifikacyjnej w sprawach umieszczania dzieci w rodzinie przysposabiającej;
11) przeprowadzanie analizy sytuacji osobistej, zdrowotnej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej kandydatów do przysposobienia dziecka, zwanej „wywiadem adopcyjnym”;
12) dobór rodziny przysposabiającej właściwej ze względu na potrzeby dziecka;
13) współpraca z sądem opiekuńczym, polegająca w szczególności na powiadamianiu o okolicznościach uzasadniających wszczęcie z urzędu postępowania opiekuńczego;
14) zapewnienie pomocy psychologicznej kobietom w ciąży oraz pacjentkom oddziałów ginekologiczno-położniczych, które sygnalizują zamiar pozostawienia dziecka bezpośrednio po urodzeniu;
15) prowadzenie banku danych o dzieciach z terenu województwa oczekujących na przysposobienie, zwanego wojewódzkim bankiem danych adopcyjnych;
16) prowadzenie dokumentacji z zakresu wykonywanych zadań, w tym dotyczącej:
kandydatów do przysposobienia dziecka,
szkoleń osób, o których mowa w lit. a,
dzieci zakwalifikowanych do przysposobienia, w tym dzieci zakwalifikowanych do przysposobienia związanego ze zmianą dotychczasowego miejsca zamieszkania dziecka na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na miejsce zamieszkania w innym państwie,
pomocy pedagogicznej, psychologicznej i z zakresu prawa rodzinnego udzielonej osobom, które przysposobiły dziecko, i rodzinom naturalnym;
17) prowadzenie rejestru osób, które ukończyły szkolenie dla kandydatów do przysposobienia dziecka i otrzymały świadectwo ukończenia szkolenia;
18) sprawowanie na wniosek sądu opiekuńczego nadzoru nad przebiegiem styczności przysposabiającego z przysposabianym;
19) udział w posiedzeniach zespołów powoływanych dla okresowej oceny sytuacji dziecka umieszczonego w placówce opiekuńczo-wychowawczej, regionalnej placówce opiekuńczo- terapeutycznej albo interwencyjnym ośrodku preadopcyjnym;
20) działalność edukacyjna i upowszechniająca tworzenie rodzin przysposabiających;
21) współpraca z jednostkami administracji rządowej i samorządowej, właściwymi organizacjami pozarządowymi, rodzinami zastępczymi i prowadzącymi rodzinny dom dziecka oraz innymi podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny;
22) realizacja zadań przewidzianych w odrębnych przepisach.
2. Ośrodek wykonuje swoje zadania nieodpłatnie, z wyjątkiem szkoleń dla kandydatów do przysposobienia dziecka, o których mowa w ust. 1 pkt 9, które Ośrodek organizuje odpłatnie. Odpłatność za szkolenie nie może być wyższa niż 150% minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. Nr 200, poz. 1679 z późn. zm.). Wysokość obowiązującej opłaty za szkolenie ustala Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek kandydata do przysposobienia dziecka Ośrodek może zwolnić w całości lub w części z ponoszenia odpłatności za szkolenie.
Rozdział 2
Kierownictwo Ośrodka
§ 1. 1. Ośrodkiem kieruje Dyrektor Ośrodka powoływany i odwoływany przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego.
Dyrektor Ośrodka jest odpowiedzialny za realizację zadań Ośrodka określonych ustawami, Statutem Ośrodka oraz niniejszym Regulaminem.
Dyrektor, kierując Ośrodkiem, odpowiada w szczególności za:
określenie i wdrożenie odpowiedniej struktury organizacyjnej;
dobór kadr i podział zadań;
określenie zadań, kompetencji i odpowiedzialności Zastępców Dyrektora – Kierowników Oddziałów;
tworzenie warunków do realizacji zadań Ośrodka;
zapewnienie kontroli realizowanych zadań oraz przestrzegania przepisów prawa;
współpracę z podmiotami, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 13 i 21;
zatwierdzanie projektów:
rocznych planów finansowych Ośrodka i zmian tych planów w toku ich realizacji,
planów pracy,
sprawozdań Ośrodka wymaganych przepisami ustawy o finansach publicznych, ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz Statutu Ośrodka;
nadzór nad całością gospodarki finansowej Ośrodka;
nadzór nad realizacją przepisów Prawa zamówień publicznych;
nadzór nad przestrzeganiem zasad systemu kontroli wewnętrznej;
nadzór nad przebiegiem inwentaryzacji składników majątku.
Do zakresu kompetencji zastrzeżonych wyłącznie dla Dyrektora Ośrodka należy:
reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz;
wydawanie zarządzeń wewnętrznych;
nawiązywanie i rozwiązywanie stosunków pracy z pracownikami Ośrodka;
decydowanie o zawieraniu przez Ośrodek umów cywilnoprawnych i ich podpisywanie;
udzielanie pełnomocnictw i upoważnień szczególnych;
Dyrektor Ośrodka jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników.
Dyrektor Ośrodka może upoważnić Zastępców Dyrektora – Kierowników Oddziałów oraz innych pracowników Ośrodka do załatwiania w jego imieniu spraw i podpisywania dokumentów. Upoważnienia wydawane są w formie pisemnej z określeniem podmiotowego i przedmiotowego zakresu spraw.
W przypadku, gdy Dyrektor Ośrodka nie może pełnić obowiązków służbowych jego funkcję pełni wyznaczony przez Dyrektora – Zastępca Dyrektora – Kierownik Oddziału lub inny pracownik Ośrodka.
Rozdział 3
Struktura organizacyjna i podział zadań w Ośrodku
§ 1. 1. Do realizacji zadań w Ośrodku tworzy się następujące samodzielne stanowiska pracy podległe Dyrektorowi Ośrodka:
Zastępca Dyrektora – Kierownik Oddziału;
Główny Księgowy;
Pedagog;
Psycholog;
Konsultant medyczny;
Radca prawny;
Specjalista ds. administracyjnych;
Referent.
2. W skład Oddziału obok Zastępcy Dyrektora – Kierownika Oddziału wchodzą następujące stanowiska pracy:
Referent;
Psycholog;
Pedagog.
3. W Ośrodku i oddziałach mogą być utworzone inne stanowiska pracy w zależności od potrzeb organizacyjnych.
§ 2. 1. Zastępca Dyrektora – Kierownik Oddziału zatrudniany jest przez Dyrektora Ośrodka po uzgodnieniu z Marszałkiem Województwa Kujawsko-Pomorskiego.
2. Zastępca Dyrektora – Kierownik Oddziału odpowiada za prawidłową realizację zadań merytorycznych Oddziału.
3. Do kompetencji Zastępcy Dyrektora – Kierownika Oddziału należy w szczególności:
1) kierowanie i koordynowanie pracą podległego mu Oddziału zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i decyzjami Dyrektora Ośrodka;
2) sprawowanie nadzoru nad realizacją przez pracowników Oddziału zagadnień merytorycznych;
3) przekazywanie informacji, poleceń, zarządzeń i dyspozycji Dyrektora Ośrodka;
4) organizowanie i nadzorowanie przestrzegania w Oddziale przepisów prawa, w tym nadzór nad przestrzeganiem obowiązującej w Ośrodku instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
5) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników Oddziału dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych i danych osobowych;
6) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników Oddziału bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, Zastępca Dyrektora – Kierownik Oddziału ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w podległym Oddziale;
7) opiniowanie w swoim zakresie:
a) spraw z zakresu działania Oddziału, przedkładanych do decyzji Dyrektora Ośrodka,
b) sprawozdań oraz bieżących informacje na określony temat z zakresu działania Oddziału przedkładanych Dyrektorowi Ośrodka,
c) urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych pracowników Oddziału,
d) propozycji wysokości wynagrodzeń, przeszeregowań, nagród i kar dla pracowników Oddziału,
8) reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz w zakresie udzielonych upoważnień i pełnomocnictw;
9) współpraca, w uzgodnieniu z Dyrektorem Ośrodka, z podmiotami, o których mowa w § 4 ust. l pkt 13 i 21 na obszarze działania Oddziału;
10) dokonywanie okresowych ocen pracowników podległego Oddziału;
11) opiniowanie doboru obsady osobowej Oddziału;
12) współpraca z innymi Oddziałami, w zakresie opracowywania materiałów, informacji i opinii;
13) podpisywanie korespondencji wewnętrznej i parafowanie pism wychodzących przed skierowaniem ich do podpisu Dyrektora Ośrodka;
14) powierzanie, w uzasadnionych przypadkach, podległym pracownikom wykonywania zadań dodatkowych, nie objętych zakresem czynności;
15) zabezpieczenie zastępstwa pracownika, w przypadku jego urlopu lub długotrwałej nieobecności;
16) przygotowywanie projektów zarządzeń z zakresu działania Oddziału;
17) prognozowanie wydatków w ramach działań realizowanych przez Oddział;
18) współudział w opracowywaniu Biuletynu Informacyjnego Ośrodka;
19) sporządzanie sprawozdań i planów pracy dla Oddziału.
4. Zastępca Dyrektora – Kierownik Oddziału dokonuje podziału zadań i opracowuje szczegółowe zakresy czynności i odpowiedzialności pracowników Oddziału.
5. Pracownicy Oddziałów podlegają merytorycznie bezpośrednio Zastępcy Dyrektora – Kierownikowi Oddziału.
6. Zastępca Dyrektora – Kierownik Oddziału wykonuje również inne zadania powierzone przez Dyrektora Ośrodka, w tym na podstawie upoważnienia Dyrektora Ośrodka.
7. W przypadku, gdy Zastępca Dyrektora – Kierownik Oddziału nie może pełnić obowiązków służbowych jego funkcję pełni pracownik wyznaczony przez Dyrektora Ośrodka.
§ 3. 1. Do zadań Głównego Księgowego należy obsługa finansowo-księgowa Ośrodka, a w szczególności:
1) przygotowywanie, we współpracy z Dyrektorem Ośrodka, projektów planów finansowych i ich zmian;
2) prowadzenie ksiąg rachunkowych;
3) prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych;
4) obsługa finansowo-księgowa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
5) prowadzenie całokształtu spraw związanych z obliczaniem wynagrodzeń, potrąceń z wynagrodzeń pracowników i innych zleceniobiorców oraz odprowadzanie ich na odpowiednie rachunki bankowe;
6) sporządzanie dokumentacji podatkowej i do ZUS;
7) sporządzanie sprawozdań budżetowych, finansowych i dla potrzeb GUS;
8) prowadzenie operacji księgowych gotówkowych i bezgotówkowych;
9) kontrola pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów księgowych;
10) dokonywanie analizy wykorzystania przydzielonych środków budżetowych;
11) nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji finansowej;
12) prowadzenie obsługi finansowej i windykacyjnej opłat za szkolenia, o których mowa w § 3 ust. 2.
2. Nadto obowiązki i uprawnienia Głównego Księgowego określają odrębne przepisy, tj.:
1) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.),
2) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
§ 4. Do zadań Pedagoga należy w szczególności:
1) kwalifikacja dzieci zgłoszonych do przysposobienia;
2) sporządzanie dla dziecka zakwalifikowanego do przysposobienia diagnozy pedagogicznej;
3) przeprowadzanie badań pedagogicznych kandydatów do przysposobienia dziecka;
4) prowadzenie działalności diagnostyczno-konsultacyjnej dla kandydatów do przysposobienia dziecka;
5) prowadzenie poradnictwa pedagogicznego dla osób, które przysposobiły dziecko;
6) prowadzenie szkoleń dla kandydatów do przysposobienia dziecka;
7) sporządzanie opinii o kwalifikacjach osobistych kandydatów do przysposobienia dziecka;
8) przeprowadzanie badań pedagogicznych oraz sporządzanie wywiadów adopcyjnych dotyczących kandydatów do przysposobienia dziecka;
9) sporządzanie opinii kwalifikacyjnych w sprawach umieszczania dzieci w rodzinie przysposabiającej;
10) udzielanie pomocy w przygotowaniu wniosków o przysposobienie i zgromadzeniu niezbędnych dokumentów;
11) współpraca z sądami opiekuńczymi, w tym sprawowanie na wniosek sądu opiekuńczego nadzoru nad przebiegiem styczności przysposabiającego z przysposabianym;
12) współpraca z jednostkami administracji rządowej i samorządowej, właściwymi organizacjami pozarządowymi, rodzinami zastępczymi i prowadzącymi rodzinny dom dziecka oraz innymi podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny;
13) udział w posiedzeniach zespołów powoływanych dla okresowej oceny sytuacji dziecka umieszczonego w placówce opiekuńczo-wychowawczej, regionalnej placówce opiekuńczo- terapeutycznej albo interwencyjnym ośrodku preadopcyjnym;
14) systematyczne prowadzenie dokumentacji dotyczącej wykonywanych zadań zgodnie z przepisami i zasadami obowiązującymi w Ośrodku;
15) doskonalenie warsztatu pracy poprzez podnoszenie kwalifikacji i rozwijanie posiadanych umiejętności.
§ 5. Do zadań Psychologa należy w szczególności:
1) kwalifikacja dzieci zgłoszonych do przysposobienia;
2) sporządzanie dla dziecka zakwalifikowanego do przysposobienia diagnozy psychologicznej;
3) przeprowadzanie badań psychologicznych kandydatów do przysposobienia dziecka;
4) prowadzenie działalności diagnostyczno-konsultacyjnej dla kandydatów do przysposobienia dziecka;
5) prowadzenie poradnictwa psychologicznego dla osób, które przysposobiły dziecko;
6) prowadzenie szkoleń dla kandydatów do przysposobienia dziecka;
7) sporządzanie opinii o kwalifikacjach osobistych kandydatów do przysposobienia dziecka;
8) przeprowadzanie badań psychologicznych oraz sporządzanie wywiadów adopcyjnych dotyczących kandydatów do przysposobienia dziecka;
9) sporządzanie opinii kwalifikacyjnych w sprawach umieszczania dzieci w rodzinie przysposabiającej;
10) udzielanie pomocy w przygotowaniu wniosków o przysposobienie i zgromadzeniu niezbędnych dokumentów;
11) współpraca z sądami opiekuńczymi, w tym sprawowanie na wniosek sądu opiekuńczego
nadzoru nad przebiegiem styczności przysposabiającego z przysposabianym;
12) współpraca z jednostkami administracji rządowej i samorządowej, właściwymi organizacjami pozarządowymi, rodzinami zastępczymi i prowadzącymi rodzinny dom
dziecka oraz innymi podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz
dziecka i rodziny;
13) udział w posiedzeniach zespołów powoływanych dla okresowej oceny sytuacji dziecka umieszczonego w placówce opiekuńczo-wychowawczej, regionalnej placówce opiekuńczo- terapeutycznej albo interwencyjnym ośrodku preadopcyjnym;
14) zapewnienie pomocy psychologicznej kobietom w ciąży oraz pacjentkom oddziałów ginekologiczno-położniczych, które sygnalizują zamiar pozostawienia dziecka bezpośrednio po urodzeniu;
15) systematyczne prowadzenie dokumentacji dotyczącej wykonywanych zadań zgodnie z przepisami i zasadami obowiązującymi w Ośrodku;
16) doskonalenie warsztatu pracy poprzez podnoszenie kwalifikacji i rozwijanie posiadanych umiejętności.
§ 6. Do zadań Konsultanta medycznego należy w szczególności:
1) pozyskiwanie i gromadzenie informacji zdrowotnych o dzieciach, które mogą być zakwalifikowane do przysposobienia oraz sporządzanie dla dziecka mogącego być zakwalifikowanym do przysposobienia informacji o jego sytuacji zdrowotnej;
2) opracowywanie dla dzieci zakwalifikowanych do przysposobienia aktualnych informacji o stanie zdrowia, w tym organizowanie we wskazanych przypadkach badań i konsultacji medycznych;
3) prowadzenie szkoleń dla kandydatów do przysposobienia dziecka;
4) analiza sytuacji zdrowotnej kandydatów do przysposobienia dziecka w ramach wywiadu adopcyjnego;
5) udział w komisji kwalifikacyjnej Ośrodka;
6) udzielanie kandydatom do przysposobienia dziecka wyjaśnień i porad medycznych o stanie zdrowia przysposabianego dziecka (przedstawianie oceny stanu zdrowia, wskazania wymaganej opieki zdrowotnej);
7) systematyczne prowadzenie dokumentacji dotyczącej wykonywanych zadań zgodnie
z przepisami i zasadami obowiązującymi w Ośrodku.
§ 7. 1. Do zadań Radcy prawnego należy obsługa prawna Ośrodka.
Zakres obsługi prawnej wyznacza ustawa o radcach prawnych.
Do zakresu zadań Radcy prawnego należy w szczególności:
1) sporządzanie dla dziecka, które może być zakwalifikowane do przysposobienia informacji
o jego sytuacji prawnej;
2) udzielanie pomocy w przygotowaniu wniosków o przysposobienie i zgromadzeniu niezbędnych dokumentów;
3) udzielanie kandydatom do przysposobienia dziecka oraz osobom, które przysposobiły dziecko pomocy prawnej w zakresie prawa rodzinnego;
4) prowadzenie szkoleń dla kandydatów do przysposobienia dziecka;
5) udział w komisji kwalifikacyjnej Ośrodka;
6) systematyczne prowadzenie dokumentacji dotyczącej wykonywanych zadań zgodnie z przepisami i zasadami obowiązującymi w Ośrodku;
7) wydawanie opinii prawnych i wyjaśnień w zakresie stosowania prawa;
8) informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym działania Ośrodka;
9) opiniowanie pod względem prawnym wewnętrznych aktów prawnych Ośrodka, umów zawieranych przez Dyrektora Ośrodka oraz innych dokumentów wywołujących skutki prawne;
10) występowanie w charakterze pełnomocnika Ośrodka w postępowaniu sądowym,
administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi.
§ 8. Do zadań Specjalisty ds. administracyjnych należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw organizacyjnych Ośrodka, w tym:
a) opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych Dyrektora Ośrodka i prowadzenie ich rejestru,
b) nadzór nad przestrzeganiem obowiązującej w Ośrodku instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
c) organizacja obiegu dokumentów i przepływu informacji w Ośrodku,
d) koordynowanie pracą w zakresie spraw powierzonych przez Dyrektora Ośrodka,
e) organizowanie pracy administracyjnej Ośrodka,
f) prowadzenie korespondencji wskazanej przez Dyrektora Ośrodka,
g) zaopatrzenie w artykuły biurowe;
2) organizacyjne zabezpieczenie zadań Ośrodka i jego Dyrektora, w tym:
a) obsługa kancelarii i sekretariatu,
b) organizacyjna i techniczna obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora
Ośrodka,
c) zabezpieczenie systemu przepływu informacji w Ośrodku;
3) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Ośrodka, w tym:
a) przygotowywanie dokumentów dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy z pracownikami Ośrodka,
b) prowadzenie ewidencji i rejestrów kadrowych oraz indywidualnych akt osobowych
pracowników,
c) ustalanie uprawnień pracowników do dodatku za wysługę lat i nagród jubileuszowych,
d) prowadzenie spraw związanych z urlopami pracowników;
4) obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
5) prowadzenie archiwum Ośrodka;
6) systematyczne prowadzenie powierzonej dokumentacji zgodnie z przepisami prawa;
7) doskonalenie warsztatu pracy poprzez podnoszenie kwalifikacji i rozwijanie posiadanych umiejętności;
8) obsługa spraw z zakresu zamówień publicznych;
9) prowadzenie ewidencji ilościowej majątku Ośrodka;
10) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Ośrodka;
11) prowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych Ośrodka i likwidacja zużytych składników;
12) gromadzenie umów zawieranych przez Ośrodek;
13) zamieszczanie na stronach internetowych Ośrodka oraz w BIP informacji przekazanych przez Dyrektora Ośrodka;
14) obsługa głównego konta poczty elektronicznej Ośrodka;
15) zabezpieczenie napraw i konserwacji urządzeń poligraficznych, sprzętu komputerowego i sprzętu telekomunikacyjnego;
16) prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek oraz ich aktualizowani.
§ 9. Do zadań referenta należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw organizacyjnych w Oddziale, w tym:
a) organizacja obiegu dokumentów i przepływu informacji w Oddziale,
b) koordynowanie pracą w zakresie spraw powierzonych przez Zastępcę Dyrektora – Kierownika Oddziału,
c) organizowanie pracy administracyjnej Oddziału,
d) prowadzenie korespondencji wskazanej przez Zastępcę Dyrektora – Kierownika Oddziału,
e) wnioskowanie w sprawach dotyczących zakupów materiałów biurowych i chemii gospodarczej na potrzeby Oddziału oraz współudział w zaopatrywaniu,
f) wnioskowanie w sprawach z zakresu likwidacji środków trwałych oraz przedmiotów
nietrwałych, materiałów eksploatacyjnych oraz części zamiennych wykorzystywanych
w Oddziale;
2) organizacyjne zabezpieczenie zadań Oddziału i jego Kierownika, w tym:
a) obsługa sekretariatu Oddziału,
b) organizacyjna i techniczna obsługa narad i spotkań organizowanych przez Zastępcę Dyrektora – Kierownika Oddziału,
c) zabezpieczenie systemu przepływu informacji w Oddziale;
3) przygotowywanie i zabezpieczenie dokumentacji archiwalnej przechowywanej w siedzibie Ośrodka;
4) systematyczne prowadzenie powierzonej dokumentacji Oddziału zgodnie z przepisami prawa;
5) doskonalenie warsztatu pracy poprzez podnoszenie kwalifikacji i rozwijanie posiadanych umiejętności;
6) wnioskowanie w sprawach związanych z ubezpieczeniem majątku Ośrodka znajdującego się w Oddziale;
7) współudział w prowadzeniu inwentaryzacji składników majątkowych Ośrodka znajdujących się w Oddziale i wnioskowanie w sprawie likwidacja zużytych składników;
8) prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Ośrodek a dotyczących funkcjonowania Oddziału oraz przechowywanie kopii umów;
9) wnioskowanie w sprawie zamieszczenia na stronach internetowych Ośrodka oraz w BIP
informacji;
10) obsługa konta poczty elektronicznej Oddziału;
11) zabezpieczenie napraw i konserwacji urządzeń poligraficznych, sprzętu komputerowego i sprzętu telekomunikacyjnego Ośrodka znajdującego się w Oddziale.
Rozdział 4
Zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności
dla poszczególnych stanowisk pracy
§ 1. 1. Dyrektor Ośrodka w oparciu o niniejszy Regulamin ustala, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2, szczegółowe zakresy czynności, uprawnień oraz odpowiedzialności pracowników Ośrodka.
2. Zastępca Dyrektora – Kierownik Oddziału dokonuje podziału zadań i opracowuje szczegółowe zakresy czynności, uprawnień oraz odpowiedzialności pracowników podległego mu Oddziału.
3. Pracownicy Ośrodka zobowiązani są wykonywać swoje obowiązki w sposób zapewniający prawidłową realizację zadań Ośrodka.
Rozdział 5
Organizacja nadzoru i kontroli
§ 1. 1. Kontrolę wewnętrzną pracy pracowników Ośrodka dokonuje Dyrektor, Zastępcy Dyrektora – Kierownicy Oddziałów i Główny Księgowy, a z upoważnienia Dyrektora inni pracownicy Ośrodka.
Zastępca Dyrektora – Kierownik Oddziału sprawuje nadzór w stosunku do pracowników Oddziału.
Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości, przeciwdziałanie im na przyszłość.
Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, z którym zapoznaje się kontrolowanego.
Zakres kontroli w ramach sprawowanego nadzoru obejmuje w szczególności:
1) organizację i funkcjonowanie Oddziałów;
2) realizację zarządzeń wewnętrznych Dyrektora Ośrodka;
3) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych i przepisów z zakresu zamówień publicznych;
4) przestrzeganie przepisów z zakresu ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych, przestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych, zabezpieczenie obiektów.
Szczegółowe zasady prowadzenia kontroli określają odrębne instrukcje.
Rozdział 6
Organizacja pracy Ośrodka
§ 1. 1. Szczegółowe zasady organizacji pracy i porządku pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy określa Regulamin pracy Ośrodka ustanowiony przez Dyrektora Ośrodka w drodze zarządzenia.
Ośrodek prowadzi swoją działalność od poniedziałku do piątku według następującego harmonogramu:
– Poniedziałek 730 – 1500
– Wtorek 730 – 1730
– Środa 730 – 1730
– Czwartek 730 – 1530
– Piątek 730 – 1400
Dyrektor Ośrodka może w przypadkach indywidualnych na wniosek pracownika ustalić indywidualny rozkład czasu pracy, z zachowaniem 40 godzinnego tygodnia pracy w obowiązującym okresie rozliczeniowym.
Dyrektor Ośrodka może ustalić – w drodze zarządzenia – inny niż wymieniony w ust. 2 rozkład czasu pracy Ośrodka z zachowaniem obowiązujących norm czasu pracy.
§ 2. 1. W Ośrodku, jak również każdym z jego Oddziałów działają Komisje Kwalifikacyjne kandydatów do przysposobienia dziecka oraz dzieci zgłoszonych do przysposobienia, w skład
których wchodzą pracownicy Ośrodka. Posiedzenia Komisji Kwalifikacyjnej zwołuje Dyrektor Ośrodka, a w Oddziałach Zastępcy Dyrektora – Kierownicy Oddziałów w zależności od potrzeb, nie rzadziej niż raz w miesiącu.
2. Z posiedzeń Komisji Kwalifikacyjnej sporządza się protokół.
§ 3. Dyrektor Ośrodka pełni funkcję Administratora Danych, w tym zawartych w zbiorze wojewódzkiego banku danych.
Rozdział 7
Podpisywanie dokumentów
§ 1. 1. Przelewy, czeki i inne dokumenty obrotu pieniężnego, jak również inne dokumenty o charakterze rozliczeniowym stanowiącym podstawę do otrzymania lub wydatkowania środków pieniężnych Ośrodka podpisują łącznie Dyrektor Ośrodka lub upoważniony przez niego pracownik wraz z Głównym Księgowym lub upoważnionym przez niego pracownikiem.
2. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych ustala odrębna instrukcja wprowadzona zarządzeniem Dyrektora Ośrodka.
3. Dyrektor Ośrodka w ramach kompetencji podpisuje:
1) zarządzenia wewnętrzne;
2) umowy cywilnoprawne dotyczące funkcjonowania Ośrodka oraz przedsięwzięć realizowanych przez Ośrodek;
3) pisma, wystąpienia związane z realizacją zadań Ośrodka, kierowane do organów i jednostek samorządu terytorialnego oraz organów i jednostek administracji rządowej, sądów opiekuńczych, instytucji oświatowych, podmiotów leczniczych, a także kościołów i związków wyznaniowych, organizacji społecznych, organizacji pozarządowych oraz innych podmiotów i osób specjalizujących się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny;
4) umowy o pracę z pracownikami Ośrodka;
5) zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla Zastępców Dyrektora – Kierowników Oddziałów i pracowników Ośrodka;
6) odpowiedzi na pisma kierowane do Dyrektora Ośrodka;
7) pisma kierowane do organów kontroli państwowej;
8) dokumenty i pisma związane z wykonywaniem funkcji Dyrektora Ośrodka.
4. Zastępcy Dyrektora – Kierownicy Ośrodków podpisują pisma i dokumenty w zakresie nadzorowanych spraw w ramach upoważnień udzielonych w oparciu o postanowienia § 5 ust. 6 niniejszego Regulaminu.
5. Pozostali pracownicy Ośrodka podpisują pisma określone w indywidualnych zakresach czynności lub w imiennych upoważnieniach, wydanych na podstawie § 5 ust. 6 niniejszego Regulaminu.
Rozdział 8
Gospodarka finansowa
§ 1. 1. Ośrodek działa na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych w formie jednostki budżetowej.
Podstawą gospodarki finansowej Ośrodka jest plan finansowy zatwierdzony przez Zarząd Województwa.
Rozdział 9
Postanowienia końcowe
§ 1. W Ośrodku zatrudniony jest pracownik obsługi – sprzątaczka, do zadań, której należy utrzymywanie w czystości pomieszczeń Ośrodka.
§ 2. 1. Ogólne zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ośrodku, zasady klasyfikowania akt oraz kategorie archiwalne i okresy ich przechowywania regulują
powszechnie obowiązujące przepisy.
2. Ośrodek używa podłużnej pieczęci nagłówkowej o treści:
„Kujawsko-Pomorski Ośrodek Adopcyjny w Toruniu”,
zaś jego Oddziały odpowiednio o treści:
– „Kujawsko-Pomorski Ośrodek Adopcyjny w Toruniu Oddział w Bydgoszczy”,
– „Kujawsko-Pomorski Ośrodek Adopcyjny w Toruniu Oddział w Jaksicach”,
– „Kujawsko-Pomorski Ośrodek Adopcyjny w Toruniu Oddział we Włocławku”.
3. Dyrektor Ośrodka ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie postanowień niniejszego Regulaminu.
4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie odpowiednie postanowienia ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy, Kodeks pracy oraz inne obowiązujące akty prawne.
5. Załącznikiem do niniejszego regulaminu jest schemat organizacyjny Ośrodka.
6. Regulamin obowiązuje od dnia wejścia w życie Zarządzenia Dyrektora Ośrodka w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Kujawsko-Pomorskiego Ośrodka Adopcyjnego w Toruniu.
7. Zmiany do niniejszego Regulaminu Organizacyjnego wymagają każdorazowo zatwierdzenia przez Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego.
p.o. Dyrektora
Kujawsko-Pomorskiego
Ośrodka Adopcyjnego w Toruniu
(-) Anna Sobiesiak
